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雑誌編集者を目指して、上京。
トラの穴で編集プロダクション生活をスタートさせたばかりの「のんちゃん」(23歳女子)に贈る
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言い訳注意! 締切・遅刻・納品遅れのお詫び実例

2015年1月 8日 (木)

粗相したときに相手にきちんとお詫びができることは、大人の条件のひとつです。

いい大人は言い訳しません。

言い訳をせず、自分の非を素直に認めてお詫びすることは大切です。

 

仕事でお詫びが発生するシチュエーションとしては

1 約束の時間に遅れたとき (待ち合わせや取材に遅れる、提出や納期など期限に遅れる)

2 失礼・非礼のあったとき 

3 成果が予想よりも上がらなかったとき くらいでしょうか。

 

 

■あなたの言い訳は、相手の時間のむだ遣い

あなたが遅れてしまったことや成果が上がらなかったことに対して、多くの人は、

「なぜ?」は二の次です。

「遅れた」現実があり、これからどうするかのほうにすでに注意が向いているからです。

ここでことさら、懇切丁寧に自分の事情を説明する必要はありません。

事情はあくまであなた個人のこと。

個人のことが本当に気になるのは恋人同士くらいなものでで、あなた個人の事情に相手をつきあわせる(聞いていただく)のは余計です。

聞きたい人は「どうしてそうなったの?」と尋ねるでしょうから、そのときに丁寧に答えればいいことです。

 

■それは配慮のある発言か

「自分が悪いのではなくて、不可抗力の○○○のせいだ」といったこともあるでしょう。

でも、本当に不可抗力ならば、それは口に出すのもはばかられることが多く

言わないほうが賢明です。

約束の時間に20分遅れそうなときに先方へ電話をするという場合。

もしも本当にそうだとしても

「人身事故で電車が遅れて……申し訳ありません」なんて、平気で得意先で言わないこと。

そんな報告を聞いて気分よくなる人間はいないでしょ? 配慮が足りません。

気遣いのなさ、自分の未熟さをアピールするようなものです。

このようなときは「電車の遅延で到着が遅れてしまいます。申し訳ありません」くらいで十分。

自分に落ち度がないことを主張したいがために、気遣いのない言葉を平気で言ってしまうようではいけません。

聞いた相手がどんな気持ちになるのか、そんな気持ちにさせる相手と

ごきげんで打合せなり仕事なりができるのか? ということです。

 

■わかっているときは先に「報告」する

編集者は「締切」だらけの世界で生きています。

遅れることがわかった時点でできるだけ早く、ことが発生する前にお詫びを入れましょう。

すると少なくとも相手のスケジュールを台無しにする可能性が少し減り、

報告と相談の要素が増します。もちろんここでも言い訳は不要です。

 

話は、お詫び ⇒ 現状報告 ⇒ 仕切り直しの相談 の順で。

 

○到着が遅れるお詫び:遅れたあとの相手のスケジュールを気遣って

「ごめんなさい。段取りが悪くて到着が20分くらい遅れてしまいます。

申し訳ありませんが、それからお打合せを始めさせていただくことはできますか?

30分くらいお時間をいただけるとありがたいのですが」

 

(うまくいけば、「たいへんですね。大丈夫ですよ。気をつけてゆっくりお越しください」くらいまでもっていける)

 

○リスケのお詫び

「申し訳ありませんがスケジュールの相談をさせてください。

2日(金)までといただいた締切ですが、5日(月)の午前中までお時間をいただけないでしょうか」

 

(「わかりました。月曜の朝いちばんにはいただきたいけどどうですか? 急がせてすみませんね」くらいの展開が見込める)

 

○提出の遅延のお詫び

「ごめんなさい。段取りが悪くて、本日お約束のものをお送りできそうにありません。

ご都合がおありと思うのですが、明日の夕方までお待ちいただけないでしょうか」

(「わかりました。明日の夜はいないので、明日中にいただければいいです」など具体的な相談ができる)

 

もちろん遅れないに越したことはありませんが

お詫びを都度ごときちんとできていれば、遅れたことより、あなたの気持ちよさのほうが相手の印象に残ります。

これから先、本当にどうしようもなく困った状態の時に、

相談したら手を貸してくれる信頼関係が築けるようになるのです。

 

■言い訳は、あなたを貶めても、決して救わない

言い訳する人は、許されるべきマシな理由があると勘違いしているようですが

幻想です。許されるべき理由などはありません。

(厳密に言うと、広義では許されているのですよ。だって別に粗相のために仕事や人間関係を失わないでしょ? しかし言い訳することで、信用は薄らぐことを察しておきましょう)

 

×「ほかの仕事が忙しくて」「忙しくて」

⇒子どもじゃないんだから。忙しいのはみんなです。

言う人の神経を疑いたくなりますが、言う人はまったく悪びれていないのが不思議。

×「パソコンが壊れて」

⇒プロだろ!!(絶句) くれぐれもこの類いの言い訳は一度きりに。

とはいえ、本当にPC不調でとんでもないことになることはあるものです。

ありますが、許されるべき理由には相当しません。

許されるなら、危機管理なんて言葉は必要ありません。

 

言い訳したくなったらぐっとガマン。

言わないほうが思慮深く見え、墓穴を掘らずにすみます。

仕事ができる人で言い訳をする人を見たことがありません。

くれぐれも自爆にはご用心、ご用心。

 

 

 

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