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雑誌編集者を目指して、上京。
トラの穴で編集プロダクション生活をスタートさせたばかりの「のんちゃん」(23歳女子)に贈る
編プロ・トラの穴的 おこごと、仕事のコツ、ラクの仕方と、社会人的たしなみと。

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ビジネスメールの基礎講座

2009年5月20日 (水)

以前ホテルの方とお話をしているときに
「その人が仕事の能力はメールのレスの速度でみる」と伺ったことがあります。
……たしかに鋭い。
レスポンスをよくしとこうね、という話です。
手始めにそんなお話から、メールのコツをまとめましょう。
今さら? なーんて思った人、完璧かどうかおさらいしてください。
ついでに、付け加えたい事項は随時教えてくださいね。


1.お礼は迅速に
取材させていただいたり、初対面の方にお時間をいただいてお話ししたとき、
それから目上の方に時間をいただいたとき、ごちそうになったとき、
スマートに「ありがとうございました」や「楽しかったです」を伝えられたらどんなに素敵か。
お礼メールはその日のうちが基本です。
とくに「駆け出しさん」のあなた、
ちょっとした手間をかけるだけ……というか、それを「手間」とは思わないで欲しいのだけども
どうぞメールひとつでみなさんに可愛がられるテクニックを覚えてください。


2.回答も早急に
「○○○はどうなっていますか?」のお尋ねやご依頼メールをいただくこともあります。
お返しは迅速に。なるべく早く、的確に、が鉄則です。
転がしておくのがもっともいけません。レスが悪いのは仕事人としては最悪。
放置=無責任or仕事できない を明言しているようなものと心得あそばせ。
返答の内容が言いにくいことならば、メールではなくあえて電話でお伝えすることです。


3.悪い感情は絶対に送らない
面と向かって、電話で、言いにくいことってあります。
ところがメールだとそのハードルが、ぐんと低くなってしまうのです。
だからこそ、ここはもっとも気をつけていただきたいところ。
悪い感情、クレームは、どんなことがあってもメールにしない。
そして送った側はかならずソンしてしまいます。
その場は言った開放感があったにしても、
あなたの紡いだ悪い感情は受け手の側で増幅し、あなたの像をかならずゆがめ、のちのち大損こくことになりますよ。
ハードルが低い分、たまに悪い感情のメールを拝受することもあるかもしれません。
そこは「残念だなぁ」と思って、ぐっと我慢。
すぐにお電話を差し上げて、お詫びするなり、誤解を解くなりの解決を。
悪いメールには電話で対応。これも大事です。
大人としての対応が大事です。
問答無用。メールでしか言いたいことが言えないような、ちっちゃい人間にならないでね。


4.ビジネスメールは、用件のみ
メールの文章は簡潔に、要点をまとめること。
スクロールしなくていいくらいが目安です。
つい長くなってしまう人、日頃から文章を(もしかすると頭を)、整理するクセをつけましょうね。
わかりやすさ第一。


5.メールの危険性をいつも心得ること
便利なツールだけに危険もいっぱい。
あなたが送ったメールは、あなたの知らないところで、CCやBCCされているかもしれません。
あるいは企業ならば、第三者のチェックが入ることだってあるのです。
どんなときでも、第三者に見られる危険があることを、把握しておきましょう。
送っていけないことがあるの、わかりますね?
自分に送られているのが「TO」なのか「BCC」なのか「CC」なのかも気をつけましょう。


6.思いやりをひとこと
「用件のみ」がビジネスメールの基本ですが
ちょっとした心づかいが自然にできるようになると、メールをもらう相手も、自分も、心楽しくなるものです。
メールの最後に、「いい季節ですね」「お天気よくて気持ちいいです」などのひと言を添えるなんていかがですか。1,2行限度にね。
相手の立場を思いやるということです。


7.あれは正しい? メールFAQ
ビジネスならではの凡例がいろいろあります。
臨機応変に対応すべきことですが、聞きかじりの範囲でお伝えしておきましょう。

●「RE:」にくっついてくる前回メールは?
前回に送付されたメールをつけたまま返信するのは、マナー違反だそうです。
重要案件で、そうしないと混乱しそうな場合はもちろん別。
ときどき「RE:」が10回くらい続いて、なが~くなっちゃってるメール、ありますよね。
そんなときは勇気を出してあなたが切っちゃえ。
見せたい場合は別として、基本その後に第三者にまわされて、やりとりをさらしてしまうこともあるわけです。ご注意。
ただ「返信は上書きを基本」とする会社もあるようです。


●件名流用は?
相手に送信する際は、件名にも目を通して
先様のお名前が入っている場合は敬称なしのまま決して送らないこと。


●件名は?
さすがにみなさん注意されていると思いますが
迷惑メールかどうか判断できない件名で送るのはNG。
「こんにちは」だけの件名なんて、素人さんもいいとこですよ。
こういう場合なら自分の名前も件名に入れること(「こんにちは ゼロハチマル内山」ならOK)。
相手の自分のセキュリティをしっかり考えましょう。
そして失礼のないように!


●宛名、「様」つけてる?
アドレスの管理を、氏名表示で行うときは、表示名を「様」付きにしておけばいいのです。
「RE:」の場合も、ひと手間なんですから「様」をつけましょう。
一方、社外に送るメールに、社内の人間の敬称がイキママのはヘンテコ。
社内の宛名表示はアドレスだけ、または英文字表記がなにかと便利です。



いろいろ書きましたけど、わたしだって日々、さまざまな失敗をしております。
「出した」つもりが送信を忘れちゃったり
「この方にはゆっくり書きたい」と一日の最後にゆるり書くつもりのメールを
うっかりしてPCを閉じちゃったり……。
いけません、いけません。
PCを閉じるとき、お返事すべき先にお返事しているか、
転がしていることはないかどうかをざっと確認するクセをつけましょう。

そう。あなたも、わたしも(^_^;)


送信時間も気を付けなきゃいけませんね。
海外なら時差にも気を付けてっと。

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