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雑誌編集者を目指して、上京。
トラの穴で編集プロダクション生活をスタートさせたばかりの「のんちゃん」(23歳女子)に贈る
編プロ・トラの穴的 おこごと、仕事のコツ、ラクの仕方と、社会人的たしなみと。

順不同でまいります。
つまみ読み、どうぞ。

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電話の受け方

2008年3月22日 (土)

会社に入ると、まずやらなければならないことのうちのひとつが、「電話をとること」。
電話を受けるのも、かけるのも、大事なこと。
電話なくして、編集は成り立ちません。
そこで今回は電話の受け方のレクチャーです。社会人全般に通ずるものですけど。
電話一本で仕事が来ることもあれば、逃げていくこともあります。心してかかりましょう。
さっそく、以下、実践編です。

必ず、コール1回目で電話に出る(鳴らしてもコール2回まで)。 
※ 新人のうちは「電話は全部わたしが取る」くらいで臨んでちょうどいいでしょう。
カルタ取りの気分で。

かならず、笑顔で、明るく、「はい、ゼロハチマルでございます」
※ 「です」ではなく「でございます」で出ること。とくに弊社のようによくわからない屋号をもった会社の場合、

初めてかける方がなんとなく不信感を持つことがあります。
電話の応対ひとつで相手に即座に安心感を与えられます。
※ 笑顔で電話に出るの、大事です。相手に伝わります。どんなに不機嫌でも電話を取るときにはいったん気持ちを切り替えて。笑顔で!
意識してワントーン高めの声で取るくらいでちょうどよし。
※ コール音を3回以上鳴らしてとった場合には「お待たせしました」を必ずつける。


▲先方が名乗る。呼び出し希望の担当者の名前を伝えられる
先方の名前を聞き出せないくせに「お世話になっております」と名乗るのは厳禁です。
相手がわからないのに礼を述べるという、「心ない」行動につながります。
聞き取れないときはその場で、「恐れ入ります。もう一度お名前頂戴できませんでしょうか」と尋ねます。
ここで聞きただすのは決して失礼にはあたりません。
まず、落ち着いて、先方のおっしゃる言葉を正しく聞き取るように努力して。


○指定の担当者が事務所にいる場合
「少々おまちくださいませ」または「しばらくお待ちくださいませ」
(「保留」ボタンを押して受話器を置き、すみやかに本人に知らせる)

○事務所にはいるが、ほかの電話に出ている場合
「申し訳ございません。○○(※)はあいにくほかの電話に出ておりますので、終わり次第こちらからご連絡させていただきます」
 ※外部からの電話に対しては、社内の人は呼び捨てにします。
 ※こうした場合は、先方の担当者・電話番号を伺って、メモにして担当者に渡す

○外出している場合(帰社予定は、ホワイトボード参照)
「申し訳ございません。○○はあいにく取材に出ております。○時頃には戻りますが、お急ぎ出でしょうか?」

急ぎの場合
「ではすぐに連絡を取ってみます。連絡がつき次第、ご連絡を差し上げますので、差し支えなければご連絡先をお教えいただきますか?」

急ぎではない場合
「よろしければご伝言を賜ります」または「では、お電話があったことをお伝えいたします」


電話を切るときは、
「失礼いたします」「ごめんください」
相手が切ったのを確かめてから切るのが理想。
こちらからガシャンと切らないように(こちらから切るときは、人差し指を使ってそっと受話器受けを押す)。

不在中の人に電話がかかってきた場合は、MEMOに下記の事項を書いて、その人の電話の受話器、またはPCのモニターに貼る。
① 電話のかかってきた日時 ②相手の名前 ③伝言内容 
④相手の電話番号 ⑤受信者(自分の名前)

外に出ている社内スタッフからの電話を受けたときは、相手を混乱させないように
必ず自分の名前を名乗ること。
「お疲れ様です、○○です」

編集は専門職であり、サービス業でもあります。ですから電話がつつがなくできるのは、大切な一歩。
取ることができれば、上手にかけることはたやすいですからね。
仕事ができるかどうかが、一目瞭然になるパートでもあります。
なに、ちょっとていねいに取るだけのことなんですけどね。
のんちゃんは、じつは電話取るのが上手。
いつもにこして電話を取るので、外から電話するときもほっこり癒されています。

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